В предыдущих видеоуроках мы уже говорили, что каждое мероприятие должно быть обеспечено ресурсами.
Для того чтобы понять, какие ресурсы вам понадобятся, какие из них у вас уже есть и каких не хватает, а также увидеть, какие расходы вам придется нести, нужно составить бюджет проекта.
Бюджет проекта – отображение расходов на мероприятия календарного плана с учетом необходимых ресурсов и срока реализации проекта.
Самое важное, о чем вы должны помнить, планируя бюджет, – это то, что все расходы должны быть обоснованы и реалистичны. Обоснованные расходы – это те, которые соответствуют мероприятиям календарного плана.
Если цель вашего проекта – создание в городе Ставрополе Ресурсного центра для представителей казачьих обществ, то вряд ли в вашем бюджете уместна статья расходов на аренду помещения в другом городе.
Надо понимать, что в бюджете не может быть расходов, не связанных с запланированными мероприятиями. В противном случае речь идет не о реализации социального проекта, а об освоении средств. Если вы понимаете, что у вас есть статья расходов, которая очень важна, но которая не относится ни к одному мероприятию это значит, что вы, скорее всего, ошиблись в планировании, и вам нужно еще раз проверить свой календарный план.
Планируя расходы в бюджете, нужно ориентироваться на реальную рыночную стоимость товаров и услуг. Это значит, что вы должны проверить реалистичность буквально каждой статьи и указать обоснованные рыночные цены.
Таким образом, реалистичность бюджета – соответствие планируемых расходов рыночным ценам.
Также очень важно, чтобы ваши расходы были эффективны!
Например, в вашем проекте будет три приглашенных специалиста: бухгалтер, экскурсовод, историк-методист. Для работы им понадобятся компьютеры. Если вы купите им компьютеры за 100 тысяч рублей при средней цене хорошего офисного компьютера в 40 тысяч рублей, это будет неэффективным расходованием бюджетных средств, так как род деятельности ваших специалистов не требует наличия компьютеров с высокой производительностью. Если же вам нужен компьютер для того, чтобы монтировать профессиональное видео, то покупка оборудования за 20 000 рублей тоже будет неэффективным расходованием средств, так как мощности такого компьютера не хватит для осуществления поставленных задач.
Довольно часто бюджет проекта бывает завышен или занижен.
Заниженный бюджет – это, как правило, показатель неэффективного внутреннего планирования. Занижение статей расходов говорит о том, что вы не представляете реальных масштабов своего проекта и во время реализации столкнётесь с массой непредвиденных трудностей.
Завышенный бюджет говорит либо о том, что вы хотите перестраховаться и учесть возможные риски, либо о том, что вы изначально собираетесь тратить бюджетные средства неэффективно. Оба этих варианта неуместны при участии в грантовых конкурсах.
Таким образом, эффективность бюджета – достижение наилучшего результата с использованием оптимального объема средств.
При участии в грантовом конкурсе обязательно заполняйте комментарии к каждой статье бюджет. С точки зрения эксперта конкурса президентских грантов, комментарии к бюджету – одна из ключевых частей заявки.
Остановимся на статьях бюджета для участия в конкурсе Фонда президентских грантов:
1.Оплата труда
Это заработная плата штатных работников, оплата труда привлеченных специалистов, работающих по договорам гражданско-правового характера, а также страховые взносы.
Фонд президентских грантов рекомендует закладывать в бюджет рыночные зарплаты, соответствующие уровням оплаты труда специалистов в вашем регионе. Отпускные вносятся только в том случае, если проект длится более 6 месяцев, и они должны быть пропорциональны тому времени, которое человек отработал в проекте.
2. Командировочные расходы
Это расходы сотрудников проекта, работающих по трудовым договорам. Все командировки должны быть непосредственно связаны с мероприятиями в календарном плане проекта, и по каждой из них должны быть указаны цель, место, стоимость проезда, стоимость проживания.
В заявке на президентский грант все транспортные расходы и расходы на проживание должны быть максимально экономными. Суточные расходы нужно формировать в пределах сумм, не облагаемых НДФЛ.
3. Офисные расходы
Это расходы, которые относятся к текущей деятельности организации: аренда помещения, коммунальные услуги, канцелярские принадлежности. К офисным расходам также относятся расходы на открытие и ведение счета в банке, осуществление платежей и документооборот.
4. Приобретение, аренда специализированного оборудования, инвентаря и сопутствующие расходы
Эта статья расходов, как правило, встречается в проектах, где есть узкая специализация. Например, нужно приобрести очки виртуальной реальности и монтажный ноутбук. Если необходимое вам оборудование стоит дорого, лучше рассмотреть вариант аренды.
5. Разработка и поддержка сайтов, информационных систем и иные аналогичные расходы
Эта статья нужна в том случае, если вы заказываете разработку сайта сторонним специалистам – своим сотрудникам вы уже платите зарплату. Кроме того, сайт можно сделать бесплатно – для этого есть масса прекрасных онлайн-сервисов.
6. Расходы на проведение мероприятий
Эта статья нужна, если в проекте есть публичные мероприятия, которые носят разовый или краткосрочный характер. Расходы на мероприятия нужно планировать исходя из их количества. Если в проекте 2-3 мероприятия, то описать их нужно максимально подробно. Если в проекте десятки мероприятий, то лучше сгруппировать их по типовым наборам нужд. Сюда же относятся расходы на аренду оборудования, транспорта, площадок, оплата питания и проживания участников мероприятий и волонтеров.
7. Издательские, полиграфические и сопутствующие расходы
Расходы на печать и издание брошюр, флаеров, приглашений, буклетов и т.п. обязательно должны быть обоснованы спецификой мероприятий. Если эти материалы можно распространить в электронном виде, что более экономично и современно, то такой вариант будет предпочтительнее.
После того, как вы убедились в том, что установили измеримые, конкретные и адекватные ожидаемые результаты, вам нужно оценить их соотношение с бюджетом проекта, то есть понять, насколько они соразмерны общей сумме предполагаемых расходов. Это позволит вам увидеть, насколько ваш проект эффективен.
Существуют Рекомендации участникам конкурса президентских грантов
- Обязательно проверяйте каждую статью на соответствие рыночным ценам! Эксперты всегда смотрят, насколько ваши планируемые расходы соответствуют реальности. В наше время 95% цен и стоимостей легко проверяются за несколько секунд в Интернете.
- Самостоятельно составляйте бюджет проекта, привлекая для этого бухгалтера.
- Самая главная наша рекомендация – формируйте бюджет, исходя из содержания заявки, а не наоборот!
= Поговорим о не рекомендованных и запрещенных расходов в заявке на грант
Нельзя закладывать в бюджет заявки на президентский грант:
-расходы на капитальное строительство;
— расходы на алкогольную и табачную продукцию;
-расходы на предметы роскоши;
-расходы на поддержку политических партий, кампаний и акций;
— расходы, не связанные с реализацией проекта;
— расходы на приобретение недвижимого имущества;
— расходы на уплату штрафов и погашение задолженностей.
= Не рекомендуется закладывать в бюджет заявки на президентский грант:
— расходы на маркетинг и рекламу, в том числе продвижение сайтов и групп в социальных сетях.
— расходы на приобретение продуктов питания с целью их раздачи в виде благотворительной помощи;
— создание новых памятников и монументов;
— расходы на коммерческую деятельность;
— расходы на издание рукописей, если это не часть проекта, а его суть.
Софинансирование
Теперь остановимся на вопросе софинансирования проекта.
После того, как вы разработали бюджет, важно понять, кто поможет его реализовать и на какие средства можно рассчитывать.
Наличие софинансирования очень важно не только для Фонда президентских грантов, но и для любых других грантодающих организаций и партнеров.
На кого можно рассчитывать?
На себя — собственный вклад и вклад партнеров.
Собственный вклад организации – показатель серьезности ее намерений. Если вы готовы вкладывать в проект собственные ресурсы, значит, вы верите в него и рассчитываете на успех. Собственный вклад – это уже имеющиеся у вас ресурсы, которые вы готовы вложить в проект.
Вклад партнеров – залог устойчивости и надежности проекта. Наличие партнерского вклада говорит о том, что в проект верите не только вы, но и другие люди, которые готовы подкрепить свою поддержку ресурсами.
Вклад партнеров – это ресурсы, которые вы планируете привлечь со стороны. Необходимо, чтобы ваши договоренности с партнерами были подтверждены документально.
И собственный вклад, и партнерский нужно отразить в бюджете. Делается это очень просто: вам нужно посчитать стоимость имеющихся у вас ресурсов, а также ресурсов, которые вы планируете привлечь с помощью партнеров, и внести их в статью «Софинансирование».
Давайте рассмотрим, каким может быть собственный вклад организации!
1. Собственное помещение и оборудование. Предположим, вы хотите проводить лекции для подростков и молодежи. У вас в собственности или в безвозмездном пользовании есть удобный офис. Это значит, что вам нужно посчитать стоимость офиса, как если бы вы его арендовали и затем внести получившуюся сумму в бюджет как софинансирование.
2. Волонтеры. Очень важные и ценные помощники в вашем проекте. Участвуют в команде в качестве специалистов, работающих безвозмездно. Могут оказывать разовые услуги, а также помогать в организации и проведении мероприятий.
Органы власти и бизнес-партнеры также могут участвовать в софинансировании. Это могут быть:
1. Денежные пожертвования
2. Информационная поддержка и реклама
3. Грантовые конкурсы
4. Материальные ценности
5. Люди.
Подведем итог. Бюджет проекта — отображение расходов на мероприятия календарного плана с учетом необходимых ресурсов и срока реализации проекта. Планируя бюджет, мы должны помнить, что все расходы должны быть обоснованы и реалистичны. Планируя расходы в бюджете, нужно ориентироваться на реальную рыночную стоимость товаров и услуг.